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【店舗・社宅向け】不動産契約の管理をシステム化するポイント4選!

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【店舗・社宅向け】不動産契約の管理をシステム化するポイント4選!

企業における不動産契約の管理といえば、物件を「貸す側」の管理と、「借りる側」の管理の双方があります。
中でも、ほとんどの企業が保有する「借りる側」の不動産の管理では、Excelで対応している企業が多いものの、契約・解約の管理~月々の支払や費用の配賦~支払調書の作成など、業務負荷が非常に高くなってしまいがちです。
この記事では、「借りる側」の不動産の契約管理にシステムを導入し、効率化するためのポイントについて、4つのポイントに絞ってご説明します。


「貸す側」の不動産管理システムはこちら:HUE Real Estate


不動産契約の管理とは?

企業における不動産契約の管理といえば、物件を「貸す側」の管理と、「借りる側」の管理の双方があります。
中でも「借りる側」では、オフィス店舗、事務所、借上げの寮・社宅、駐車場など
様々な物件が含まれるため、ほとんどの企業が何らかの不動産契約の管理を行っているといえます

「貸す側」の不動産管理システムはこちら:HUE Real Estate   

管理の目的としては、月々の物件の賃料の支払いはもちろん、利用している部門ごとに費用を按分して仕訳を作成したり、法定の申告書である支払調書などを作成するなどの様々なアウトプットが求められます。
こうした業務を実施するために、契約内容、支払条件、賃貸人、保証金、物件の所在や面積...など、広範な項目を管理することが必要です。 

 

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こうした業務は一般にExcelで行われることも多いものの、支払や仕訳・申告等の様々なアウトプットが求められることから、管理する契約数が多い場合システム化が検討されることも少なくありません。

特にチェーン展開し大量の店舗を持つ小売業や、多くの社宅や事業所を持つ建設業等の企業を中心に、システム化を行うことで管理を効率化するケースが増えています。

 

不動産契約のシステム化にあたってのポイント4選

では、実際に不動産契約のシステム化を実施する際に、求められる要件・ポイントにはどのようなものがあるのでしょうか。本日は、総務部~経理部の視点まで含めて、4つのポイントを紹介します。

ポイント① データの一元化で、管理コストを削減できる

1つ目のポイントは、不動産契約の情報をすべて一元化できることです。
不動産契約の管理にあたっては、支払や仕訳・税務申告等を見据えた様々な項目の管理が必要です。さらに、システム化に際しては「各事業所で別々のExcel管理を行っていて、事業所ごとに管理項目がばらばら」といった場合も珍しくありません。
豊富な管理項目を持ち、支払や仕訳・税務申告まで一元化ができるシステムを選ぶことで、表計算ソフトの利用を無くし、効率化を行うことができるようになります。

ポイント② 支払・仕訳の作業を自動化できる

月々の賃料や保証金等の支払や、支払に伴う仕訳作成が自動的に行えることも大きなポイントです。
支払については、FBデータの作成はもちろん、支払日や取引先ごとの名寄せを行えることで、月々の業務が大幅に削減されます。
また、仕訳については、単純な仕訳だけではなく、利用部門の比率に応じた費用按分や、按分結果を利用した仕訳の作成まで行えることで、総務部やレンタル部だけでなく、経理部の業務まで削減が可能です。

ポイント③ 支払調書や事業所税の申告作業を自動化できる

不動産契約の情報を利用した税務申告業務を効率化できるかも大きなポイントです。支払調書(不動産の使用料等の支払調書、または不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書)の作成のほか、面積情報をもとにした事業所税の計算が自動化されることにより、年次のイベント業務の負荷が下がり、残業の抑制につながります。

ポイント④ IFRS16号(新リース会計基準)の会計処理にも対応できる

最後のポイントは、IFRS16号(新リース会計基準)に対応することができるシステムかどうかです。
IFRS(国際会計基準)ではリース会計基準が採用され、従来はリースとして扱う必要がなかった不動産契約も含めてオンバランスの複雑な会計処理が求められるようになりました。

この基準は、数年後には日本の会計基準でも採用が見込まれているため、今から対応を見越してシステム選定を行うことも重要です。

 

 

大手企業での利用におすすめのシステムは

不動産契約の管理では上記のような要件が求められるとはいえ、契約の件数が少なければ片手間の業務で対応することもできなくはありません。しかし、拠点や契約の管理件数が100件を超えるような大手企業では、上記のような機能に加え、内部統制向けのセキュリティ機能も求められ、システムでの対応がより強く求められます。

大企業向け資産管理ソフト HUE Assetでは、賃借契約管理に特化したサブシステムを保持。契約管理~支払~仕訳~税務までワンストップで対応可能な上、リース資産管理サブシステムとの連携により、IFRS16号(新リース会計基準)にも標準機能で対応が可能です
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