TDK株式会社様

研究開発テーマを「HUE Classic Project Management」で一元管理
WBSツール「HUE プロジェクトボード」との併用で可視化範囲の拡大を目指す

TDK株式会社様_企業ロゴ

TDK株式会社(以下「TDK」)は、1935年創業の電子部品のリーディングカンパニーです。素材技術、素材の特性を最大限に引き出すプロセス技術、評価・シミュレーション技術、生産技術、製品設計技術という、5つのコアテクノロジーを駆使したモノづくりによって、TDKは、これまで多くのオリジナリティと高い価値をもった製品を創造し続けてきました。現在、世界30以上の国や地域において、250を超える工場や研究開発、販売拠点を展開し、約13万人の従業員を擁しています。(2021年3月末時点)

2021年3月、TDKは本社機能研究開発組織において、株式会社ワークスアプリケーションズ(以下「ワークス」)のプロジェクト管理システム「HUE Classic Project Management」(以下「HUE CPJ」)を導入されました。そして、さらなる可視化範囲の拡大のため、ワークスが「HUE Works Suite」の新ラインナップとして同年7月に拡充したタスク進捗管理サービス「HUE プロジェクトボード」を追加されています。

今回は、コロナ禍における導入プロジェクト進行の様子、現在の運用状況や今後の期待についてお話を伺いしました。




インタビュー参加者 
左から 井出 勉 様(技術・知財本部 技術企画室 室長)
須澤 和樹 様(技術・知財本部 技術企画室 課長)

情報の一元化で研究成果を会社の資産へ

—プロジェクト管理システムの導入を検討するに至った背景をお聞かせください。

井出様:
今後の当社の研究開発を考えた時に、成果物や関連する書類等を一元的に保存、共有できるようにすることで、会社として研究成果を資産として十分に活用できる状態にし、また、研究テーマ毎の予実管理においても、組織内で共有できる仕組みを作ることで、予算に対する意識を高めることが必要と考えています。開発費についても、テーマの開始から完了までの分析ができるような仕組みを作る必要があると考えました。

須澤様:
我々の研究開発の組織では、管理職のほとんどが研究開発もマネジメントもするプレイングマネージャーです。そのため、研究テーマを進めながらの管理作業がとにかく煩雑でした。現況を取りまとめる作業では、人員・進捗・費用・成果物等の状況を分析するために、保存先がばらばらのファイルをいくつも開きながら進めるため、研究開発以外の業務にも関わらず相当な時間を取られていました。いつまでも人頼りのままでは、会社の資産として蓄積していくこともできませんし、情報の一元化およびデジタル化は喫緊の課題でした。

既存製品では満たせなかった要望を埋めたワークスの提案と熱意

—ワークスの「HUE CPJ」を選ばれた理由についてお聞かせください。

井出様:
プロジェクト管理システムの導入で何を求めるのか、組織として目指すべき着地点はどこかと考えた時に、まず、研究テーマを運用するメンバーがコスト意識を持ちながら、しっかりとマネジメントが担える人材になって欲しいと思いました。それを実現するためにはこういう機能があった方が良いよね、という風に考えていき、➀データベース機能、②開発費管理・予実管理機能、③ワークフロー機能の3つが今回のデジタル化に必要な要素と定めました。 そこから他社を含めいくつかのプロジェクト管理システムを紹介してもらったものの、我々の望んでいる機能をすべて満たす製品に出会うことができず、2年以上は検討しました。そうして、我々の要望を理解したワークスさんが「システム開発ベンダー向けの製品ではあるけれどこれだったら満たせるかもしれない」ということで、デモをしてくれた製品が「HUE CPJ」でした。この部分をこういう風に改良して、ここはこうしていってと、コミュニケーションを重ねていくうちに、確かにこれだったらと思えるようになって、ワークスさんの熱意に後押しをされて導入を決めるに至りました。

デメリットを感じさせない完全リモートで進行した導入プロジェクト

—コロナ禍での導入プロジェクトとなり、初回のキックオフミーティング以外はすべてリモートで行われたと伺いました。
 対面で進めるスタイルと比べて不便に感じることはありましたか?

井出様:
デメリットを感じたことはなかったですね。リモートでも対面と変わらずこうしたプロジェクトができるんだなぁと思ったのが正直な感想です。それに、ワークスさんとはプロジェクト開始前の検討時からずっとコミュニケーションは重ねていましたし、2社間、そして当社のプロジェクトメンバーの間で、明確に目的を共有した上で取り組むことができことが良かったのだと思います。また、プロジェクトを進める中で、何ができて何ができないか、これは外せないといった要素への深い理解がワークスさん側にあったからこそ、うまく進めることができたと感じています。

須澤様:
私はこの辺りからプロジェクトに加わったのですが、キックオフミーティングで1回でも対面でお話することができて、そこで一つのチームだという意識をお互いに持てたように思います。たとえリモートが続いても、信頼関係がベースにあったので、安心してやり取りすることができました。

円滑な進行の秘訣は顧客・ベンダーが一体となったアジャイル型の進行

―プロジェクトメンバーの一人ひとりが主体性を持って取り組むために、統括される立場において工夫されたことはございますか?

井出様:
まず、「なぜこのプロジェクトをやる必要があるのか?」と、課題に対して共感してもらうことから始めました。組織の中の課題認識ができたら、それをどう改善していくべきなのか、同じベクトルに向かって進んでいけるように全員でしっかり話し合いました。プロジェクトが動き出してからは、着地点にズレが生じることがないように、打ち合わせで気になった発言やおかしいなと感じた時には認識確認を細かにするようにしました。振り返りの時にワークスさんからは軌道修正の様が指揮者のようだったと例えてもらいましたが、現場のメンバーがコミュニケーションを密に取り合って、時間軸を引きながら一生懸命頑張ってくれたからこそ成し得たプロジェクトです。

―ベンダーとのコミュニケーションはいかがでしたでしょうか?

須澤様:
私はこのプロジェクトを通じてプロジェクトの進め方そのものも学ばせてもらったと思っています。企業間の壁を感じることなく、ワークスさんと我々のプロジェクトチームが一体となることができました。システムをまずは稼働させて、仮説・検証を繰り返していくというアジャイル型の進め方を取っていたのですが、仮説・検証でギャップが生じた時にはどうするかというところまで、2社間で事前に取り決めていました。チームが連携を重ねた結果として、遅れることなくスムーズに導入プロジェクトを完了させることができました。

導入プロジェクトで実際に使用したタスク進捗管理サービスを採用

―2021年7月に発表されたばかりの「HUE プロジェクトボード」を採用するに至ったきっかけについてもお聞かせください。

井出様:
ワークスさんが「HUE CPJ」導入プロジェクトで使用していた「HUE プロジェクトボード」の前身のWBS(Work Breakdown Structure)がきっかけです。我々も数年前に導入を考えて、WBSをいくつかのテーマで使ってみた時期があったんです。ですが、やれることがたくさんあり過ぎたせいか、使う人もいましたが、組織的には浸透しませんでした。 そういった背景もあり、研究テーマの中でどういう風にスケジューリングして、それを上に報告していくのか、そういったWBSの機能が「HUE CPJ」にちょっと足りないなと感じていたんです。そんな時に使わせてもらったワークスさんのWBSはシンプルで、使い慣れた表計算ソフトのような感覚で使いやすく、この2つを組み合わせるとすごくいいなと思えました。なので、早い段階からワークスさんに、「このWBSは製品化しないんですか?」と伝えていました(笑)

須澤様:
システムの開発者とプロジェクトマネージャーのミーティングでタスクを話し合っている時に、ワークスさんが、タスク内容と期限を、その場でWBSにぱぱっと入力してくれました。その後、別の業務をやってからこのプロジェクトのことに戻った時に、WBSをぱっと見て、「あ、このタスク今週中にやらなきゃいけないんだった」、とビジュアルだけですっと入ってきたんです。実際に使ってみたことで、確かにこの機能はあった方がいいなと思いました。

—現在の「HUE プロジェクトボード」の使用状況はいかがでしょうか?

井出様:
具体的な活用方法は、管理項目の内容含めまだ検討中ですが、ILOGでも保存できるということもあって、様々な情報を「HUE CPJ」同様に一元的に管理していきたいと思っています。特にメンション機能は、上長からの指示やコメントを確認したい時に見返すことができるので、メールを都度開いて確認する手間の削減にも繋がります。 実は、研究テーマ以外にも、社内の他部署も入った案件で展開をし始めています。直感的に操作できるデザインなので、誰でも「HUE プロジェクトボード」にすぐに馴染めるようになると思います。テーマの進捗状況の共有が非常にスムーズになるので、今後も、営業の事業部担当や海外拠点も含め、TDKの中で広く共有して使っていきたいですね。

「HUE CPJ」で進捗状況が一目で分かるだけでなく、細かな気付きももたらす

―「HUE CPJ」のお話に戻ります。導入して半年が経過しますが、何か変化はありましたか?

井出様:
新しいシステムは定着をさせるまでが大変ですが、ようやくスムーズに流れるようになってきたと感じています。導入による大きなメリットは、テーマ全体が一覧で見られて、進捗状況が一目で分かるようになったことです。「HUE CPJ」には必要な情報がすべて入っているので、ワンクリックですぐに確認することができます。エクセル等で作業をしていた時は毎月の集計やKPI等の分析に1週間程要していましたが、今は1日で終わります。これまでの労力は何だったんだろうと思います(笑) それに、表計算ソフトは数字が並んでいるだけの一覧表に過ぎませんが、「HUE CPJ」は「あれ?この部分大丈夫かな?」と細かな気付きをもたらしてくれます。実際に、研究部門の検討会では、「HUE CPJ」を使って、テーマの進捗とそれに紐づく予算情報を共有し始めています。コスト意識を持ってもらうことから始まっていて、意識の芽生えは感じていますが、マネジメントに繋げていけるかどうかは次のフェーズですね。

須澤様:
人によってバラつきがありますが、「HUE CPJ」にこう書いてあるけどどういうこと?というような会話を耳にするようになって、みんな活用してくれているんだなぁと感じます。管理部門の負担が軽減しても、情報を入力する現場の負担が増えてしまっては元も子もありません。その点、「HUE CPJ」は入力のしやすさも考慮されており、現場のテーマリーダーの負担は増えていないことが社内で浸透し始めている要因かもしれません。 とはいえ、導入メリットを引き出せる余地は十分にあると考えています。我々の課題としては、しっかりと使いやすさを知ってもらって、浸透させることだと考えています。

予算の仕組みを組み込んだことで組織全体の活性化へ

―「HUE CPJ」を活用した予実管理の状況はいかがでしょうか?

井出様:
予実管理の部分は経理担当が入っていて、テーマリーダーに予算の捉え方や正しい紐づけと管理方法を熱心にインプットしてくれています。ただ単にお金の管理をするのではなく、費用対効果を最大限に高め、チームのパフォーマンスを最大限に発揮し、早くお客さんへ製品を届けるためにはどうしたら良いのかといったことを念頭に研究開発ができるようになって欲しいと思っています。

須澤様:
導入以前は経理担当者と現場担当者とのやり取りはメールベースで行われていたため、チーム全体に共有されることがありませんでした。今では、全員が経理からのコメントが見えるので、これがなぜ差し戻されたのか、何に注意しなければいけないのか知ることができます。経理としっかり連携をしていけるようになったことで、必然的に組織全体の活性化につながっていくと期待しています。

さらなる共有のスピードアップとイノベーションを期待

―「今後の展望についてお聞かせください。

須澤様:
TDKでは世界4極開発体制による研究開発活動を行っています。「HUE プロジェクトボード」はすでに英語対応ができていますが、「HUE CPJ」も今後多言語対応になるということで、英語での運用により、共有のスピードアップが図れると期待しています。

井出様:
システムを導入して終わり、ではなくて、実際に使用していく上で、細かい見せ方や要素の選択といった改修については、都度ワークスさんとコミュニケーションを取りながら進化をさせていっています。 今後ワークスさんに期待するところとして、「HUE CPJ」と「HUE プロジェクトボード」がシームレスに運用できるようになるともっとイノベーションに繋がっていくと思います。

クライアントと共に考え、寄り添い続ける存在

―今後ワークスに期待されることは?

井出様:
これまでと変わりません。我々が何を必要としているのか汲み取っていただいて、導入をした「HUE CPJ」と「HUE プロジェクトボード」で、それをどうやって達成していったらいいのか、一緒に考えていってもらいたいと思っています。

須澤様:
導入して終わりだと陳腐化してしまう恐れもあります。ワークスさんにはこれからもいつでも相談できるような距離で、我々に寄り添い続けていただければ嬉しいです。

―本日はありがとうございました。


※本記事は2021年10月の内容です


導入事例

  • ケイミュー株式会社

    ワークフロー

    グループウェア

    ケイミュー株式会社

    Notes移行成功の秘訣
    ArielAirOneにより業務の標準化・効率化を実現

  • グンゼ株式会社

    ワークフロー

    グループウェア

    グンゼ株式会社

    コア技術強化・業務効率向上・情報活用向上を実現
    ~NotesからArielAirOneへの移行事例~

  • コープデリ連合会

    RPA

    コープデリ連合会

    RPAによる手作業の自動化で作業時間を1/12に短縮
    ワークス提供のRPA導入サービス活用事例

  • 日本空港ビルデング株式会社

    ワークフロー

    グループウェア

    日本空港ビルデング株式会社

    グループ16社、会社・部門・職位を越えた情報共有を実現 Arielは業務の入り口であり重要な情報のデータベース

  • 会計

       

    経費精算

    社会福祉法人 聖隷福祉事業団

      

    #業種:医療・保健・福祉・介護サービス

    経費精算にかかる業務時間を8分の1に削減! HUE Expenseで、キャッシュレス・DXの実現を目指す。

  • 株式会社ディップ

    会計

    ディップ株式会社

    約30%の購買業務の工数削減を実現 「HUE Classic Purchase Management」導入

  • 株式会社NSD

    SCM

    株式会社NSD

    多岐にわたる領域の機能を標準搭載した「HUE Classic Project Management」を導入

  • AC

    パーソルホールディングス株式会社

    #業種:人材紹介

    多種多様なカルチャーのグループ企業が集う
    「HUE Classic」ACシリーズ導入

導入事例をもっと見る

お役立ち資料がダウンロードできます

  • 紙文書電子化の第一歩 第1部 電帳法の法解釈

        紙文書電子化の第一歩第1部 電帳法の法解釈

    資料ダウンロード

  • ゼロから学ぶ≪新収益認識基準≫~適用まであと1年!今日から始める現場の備え~

        ゼロから学ぶ≪新収益認識基準≫~適用まであと1年!今日から始める現場の備え~

    動画視聴

  • 管理会計事例集

        管理会計事例集

    資料ダウンロード

資料一覧を見る