TDK株式会社様

—プロジェクト管理システムの導入を検討するに至った背景をお聞かせください。

井出様：
今後の当社の研究開発を考えた時に、成果物や関連する書類等を一元的に保存、共有できるようにすることで、会社として研究成果を資産として十分に活用できる状態にし、また、研究テーマ毎の予実管理においても、組織内で共有できる仕組みを作ることで、予算に対する意識を高めることが必要と考えています。開発費についても、テーマの開始から完了までの分析ができるような仕組みを作る必要があると考えました。

須澤様：
我々の研究開発の組織では、管理職のほとんどが研究開発もマネジメントもするプレイングマネージャーです。そのため、研究テーマを進めながらの管理作業がとにかく煩雑でした。現況を取りまとめる作業では、人員・進捗・費用・成果物等の状況を分析するために、保存先がばらばらのファイルをいくつも開きながら進めるため、研究開発以外の業務にも関わらず相当な時間を取られていました。いつまでも人頼りのままでは、会社の資産として蓄積していくこともできませんし、情報の一元化およびデジタル化は喫緊の課題でした。

—ワークスの「HUE CPJ」を選ばれた理由についてお聞かせください。

井出様：
プロジェクト管理システムの導入で何を求めるのか、組織として目指すべき着地点はどこかと考えた時に、まず、研究テーマを運用するメンバーがコスト意識を持ちながら、しっかりとマネジメントが担える人材になって欲しいと思いました。それを実現するためにはこういう機能があった方が良いよね、という風に考えていき、➀データベース機能、②開発費管理・予実管理機能、③ワークフロー機能の3つが今回のデジタル化に必要な要素と定めました。 そこから他社を含めいくつかのプロジェクト管理システムを紹介してもらったものの、我々の望んでいる機能をすべて満たす製品に出会うことができず、2年以上は検討しました。そうして、我々の要望を理解したワークスさんが「システム開発ベンダー向けの製品ではあるけれどこれだったら満たせるかもしれない」ということで、デモをしてくれた製品が「HUE CPJ」でした。この部分をこういう風に改良して、ここはこうしていってと、コミュニケーションを重ねていくうちに、確かにこれだったらと思えるようになって、ワークスさんの熱意に後押しをされて導入を決めるに至りました。

—コロナ禍での導入プロジェクトとなり、初回のキックオフミーティング以外はすべてリモートで行われたと伺いました。
　対面で進めるスタイルと比べて不便に感じることはありましたか？

井出様：
デメリットを感じたことはなかったですね。リモートでも対面と変わらずこうしたプロジェクトができるんだなぁと思ったのが正直な感想です。それに、ワークスさんとはプロジェクト開始前の検討時からずっとコミュニケーションは重ねていましたし、2社間、そして当社のプロジェクトメンバーの間で、明確に目的を共有した上で取り組むことができことが良かったのだと思います。また、プロジェクトを進める中で、何ができて何ができないか、これは外せないといった要素への深い理解がワークスさん側にあったからこそ、うまく進めることができたと感じています。

須澤様：
私はこの辺りからプロジェクトに加わったのですが、キックオフミーティングで１回でも対面でお話することができて、そこで一つのチームだという意識をお互いに持てたように思います。たとえリモートが続いても、信頼関係がベースにあったので、安心してやり取りすることができました。

―プロジェクトメンバーの一人ひとりが主体性を持って取り組むために、統括される立場において工夫されたことはございますか？

井出様：
まず、「なぜこのプロジェクトをやる必要があるのか？」と、課題に対して共感してもらうことから始めました。組織の中の課題認識ができたら、それをどう改善していくべきなのか、同じベクトルに向かって進んでいけるように全員でしっかり話し合いました。プロジェクトが動き出してからは、着地点にズレが生じることがないように、打ち合わせで気になった発言やおかしいなと感じた時には認識確認を細かにするようにしました。振り返りの時にワークスさんからは軌道修正の様が指揮者のようだったと例えてもらいましたが、現場のメンバーがコミュニケーションを密に取り合って、時間軸を引きながら一生懸命頑張ってくれたからこそ成し得たプロジェクトです。

―ベンダーとのコミュニケーションはいかがでしたでしょうか？

須澤様：
私はこのプロジェクトを通じてプロジェクトの進め方そのものも学ばせてもらったと思っています。企業間の壁を感じることなく、ワークスさんと我々のプロジェクトチームが一体となることができました。システムをまずは稼働させて、仮説・検証を繰り返していくというアジャイル型の進め方を取っていたのですが、仮説・検証でギャップが生じた時にはどうするかというところまで、2社間で事前に取り決めていました。チームが連携を重ねた結果として、遅れることなくスムーズに導入プロジェクトを完了させることができました。

―「HUE CPJ」のお話に戻ります。導入して半年が経過しますが、何か変化はありましたか？

井出様：
新しいシステムは定着をさせるまでが大変ですが、ようやくスムーズに流れるようになってきたと感じています。導入による大きなメリットは、テーマ全体が一覧で見られて、進捗状況が一目で分かるようになったことです。「HUE CPJ」には必要な情報がすべて入っているので、ワンクリックですぐに確認することができます。エクセル等で作業をしていた時は毎月の集計やKPI等の分析に1週間程要していましたが、今は1日で終わります。これまでの労力は何だったんだろうと思います（笑） それに、表計算ソフトは数字が並んでいるだけの一覧表に過ぎませんが、「HUE CPJ」は「あれ？この部分大丈夫かな？」と細かな気付きをもたらしてくれます。実際に、研究部門の検討会では、「HUE CPJ」を使って、テーマの進捗とそれに紐づく予算情報を共有し始めています。コスト意識を持ってもらうことから始まっていて、意識の芽生えは感じていますが、マネジメントに繋げていけるかどうかは次のフェーズですね。

須澤様：
人によってバラつきがありますが、「HUE CPJ」にこう書いてあるけどどういうこと？というような会話を耳にするようになって、みんな活用してくれているんだなぁと感じます。管理部門の負担が軽減しても、情報を入力する現場の負担が増えてしまっては元も子もありません。その点、「HUE CPJ」は入力のしやすさも考慮されており、現場のテーマリーダーの負担は増えていないことが社内で浸透し始めている要因かもしれません。 とはいえ、導入メリットを引き出せる余地は十分にあると考えています。我々の課題としては、しっかりと使いやすさを知ってもらって、浸透させることだと考えています。

―「HUE CPJ」を活用した予実管理の状況はいかがでしょうか？

井出様：
予実管理の部分は経理担当が入っていて、テーマリーダーに予算の捉え方や正しい紐づけと管理方法を熱心にインプットしてくれています。ただ単にお金の管理をするのではなく、費用対効果を最大限に高め、チームのパフォーマンスを最大限に発揮し、早くお客さんへ製品を届けるためにはどうしたら良いのかといったことを念頭に研究開発ができるようになって欲しいと思っています。

須澤様：
導入以前は経理担当者と現場担当者とのやり取りはメールベースで行われていたため、チーム全体に共有されることがありませんでした。今では、全員が経理からのコメントが見えるので、これがなぜ差し戻されたのか、何に注意しなければいけないのか知ることができます。経理としっかり連携をしていけるようになったことで、必然的に組織全体の活性化につながっていくと期待しています。

―「今後の展望についてお聞かせください。

須澤様：
TDKでは世界4極開発体制による研究開発活動を行っています。「HUE プロジェクトボード」はすでに英語対応ができていますが、「HUE CPJ」も今後多言語対応になるということで、英語での運用により、共有のスピードアップが図れると期待しています。

井出様：
システムを導入して終わり、ではなくて、実際に使用していく上で、細かい見せ方や要素の選択といった改修については、都度ワークスさんとコミュニケーションを取りながら進化をさせていっています。 今後ワークスさんに期待するところとして、「HUE CPJ」と「HUE プロジェクトボード」がシームレスに運用できるようになるともっとイノベーションに繋がっていくと思います。

―今後ワークスに期待されることは？

井出様：
これまでと変わりません。我々が何を必要としているのか汲み取っていただいて、導入をした「HUE CPJ」と「HUE プロジェクトボード」で、それをどうやって達成していったらいいのか、一緒に考えていってもらいたいと思っています。

須澤様：
導入して終わりだと陳腐化してしまう恐れもあります。ワークスさんにはこれからもいつでも相談できるような距離で、我々に寄り添い続けていただければ嬉しいです。

―本日はありがとうございました。

※本記事は2021年10月の内容です