ケイミュー株式会社様

Notes移行成功の秘訣
-ArielAirOneにより業務の標準化・効率化を実現-

 
インタビュー参加者:

石村 忠治  様(IT・物流担当執行役員)

 

ケイミュー株式会社(以下、ケイミュー)は「屋根材」「外壁材」「雨とい」などをトータルにご提案する日本唯一の外装建材メーカーです。「暮らしをまもる 住まいを魅せる」のスローガンのもと、軽い屋根材・外壁材による建物の耐震性向上や、無機塗装や光触媒技術による建物の美しさ向上と長寿命化など、独自技術を活かした製品やサービスの提供を通じて、日本の住環境の向上に貢献してきました。

社会が大きく変化する中、「安全・安心」「美しさと長寿命」「職人不足」「環境問題」という4つの社会的課題にフォーカスし、それらの解決に向けた製品や技術の革新による新しい価値の創出に取り組んでいます。さらには、国内の戸建住宅だけでなく、非住宅や海外といった新たなマーケットに果敢に挑戦し、社会貢献の領域を日本から世界へと広げていきます。

ケイミューは2020年にNotesを「ArielAirOne」(以下、Ariel)に移行しました。導入から現在にかけてArielを活用した継続的な改善に取り組んでおります。
 
今回はIT・物流担当執行役員 石村 忠治 様に、Notes移行・Ariel導入の背景、進め方、工夫点と効果などについてお伺いしました。

※本記事は「Works Way 2021 - 礎×変革 ネクストノーマル時代に加速するDX」(主催︓ワークスアプリケーションズグループ)におけるセッション「事例から学ぶNotes移行成功の秘訣」を基に再編集したものです。

Notes移行とArielの導入背景

2017年にパナソニックグループとしてNotes利用を廃止するとの方針決定を受け、リプレース話があがりました。ただ、以前からもWeb化ができない、柔軟な拡張性がない、といったNotes機能への不満がありました。具体例をあげますと、例えば電子申請ワークフローの作成が難しくて、ごく一部の担当しか作れない、過去に他人が作ったもののメンテナンスが厄介という声がありました。

Arielの選定理由

社内ポータル再構築を決心し、5つの製品を比較検討しました。最終的にArielを選択した理由は次の5つになります。
 
1.Notesからの移行ツールにより、「短期間で」掲示板の移行が可能
2.導入・運用コスト
3.自前で構築・メンテができることの幅広さ・簡単さ
4.人事システムからの組織、人の情報の連携が可能 
5.スマートフォン活用が可能

導入プロジェクトの進め方

システム別に稼働開始日と移行方法を分けました。
「ポータルを先行稼働」 → 「メールを部署ごとに移行」 → 「掲示板(約100個)を掲示板ごとに移行」 → 「ワークフローを新規申請分より移行」
このような形で、システム別で最適な方法で移行を行いました。


またNotes利用ができるデッドラインを決め、それを前提に短期構築にこだわりました。そのための具体策が、次の4つです。
 
1.ゴールから逆算してのスケジュール設定
2.PMへの権限付与による決断の早期化
3.検討フェーズで徹底的に議論し決め、後戻りをしない 
4.Ariel流へのフィッティング、取捨選択

このうち、特に効果的なのは「4.」でした。自由度の高さからNotesでは約100の掲示板のフォーマットが存在しておりましたが、Arielの機能を踏まえて2つに集約しました。閲覧制限も掲示板の分類ごとではなく、掲示板単位ごとに実施しています。また、データ移行作業の削減のため、Arielへの引継ぎは掲示板だけに限定しました。残るメールやワークフロー、スケジュール/施設予約などのデータは従業員のローカル、ないしはシステム部内での別途保管などにとどめられています。

システムを移行する際、社内における普及面での工夫

テレビ会議を活用し、内容を2つに分け、全員対象研修を約10回ずつ行いました。また、部署別に「Arielキーマン」を設定し、グループメールを活用して質問を集めてもらいました。そのうえで、ArielへのFAQの用意を通じて、現場が疑問を自己解決できるよう一工夫も加えました。


導入効果

何より良かったのは、Ariel流に合わせ、「業務の標準化・効率化」ができたことです。
 
詳細として、1つ目はきれいなポータルができました。
デザイン部門も巻き込み、未読の項目は赤字で目立たせるなどといった画面の作りこみを、スマホを含めて実施しました。社員全員への業務用スマホの配布により、Arielの運用開始を機に、ポータルを社員が必ず見る文化が新たに根付きつつあります。
 
2つ目は、掲示板です。
掲示板は約100種類の掲示板があります。Notesではたくさんのパターンがありましたが、Arielではパターンを2つに集約できました。これにより、メンテナンスの手間が抜本的に削減されています。掲示板から直接、伝言通知する機能も便利です。
 
3つ目はワークフローです。
Notesではワークフロー単位でマスタを持っていたことが、社員異動時のメンテナンスを煩雑にさせていました。しかし、Arielではワークフローの承認者マスタをワークフロー共通で一元化しています。各フィールドに設定・プログラムが可能であり、複雑な画面も作り込めます。画面設計や承認ルート作成の画面が視覚的で分かりやすく、初心者でも扱えるほど操作が簡単です。
 
4つ目はワークグループです。
ワークグループは約150個がありますが、メール・伝言発信に必要なグループを組んで活用できます。会議スケジュール登録・掲示板閲覧権限も自由に設定できて、メンバー変更時に便利です。
 
5つ目はスマホ利用です。
スマホの中にArielのすべての機能が入っており、社外でもワークフローの承認などができて、非常に便利な機能です。

Arielの各種機能の中で、特に社内で好評なもの

通達アプリ(お知らせメッセージ)が特に好評です。
特徴は次の3つがあります。
・掲載開始・終了日時を指定し、自動で文書を掲載/削除してくれる
・閲覧権限を選択した範囲に自動付与できる
・発信者の名前で文書を掲載できる
 
こちらの通達アプリは、申請→所属長承認→IT部門責任者承認→掲載のように、ワークフロー機能と併用することもできます。

最後に

Arielがベストな選択であったかは、他のソフトを使っていないので正直わかりません。しかし、ArielでなければNotesからの移行に、あと半年から1年は必要でした。
 
現在の一番の課題は、全社に「Arielを使って楽になる業務術」を浸透させることです。
まだまだ、人によって、部署によって、活用度合いに差があります。昨年より開始した「Ariel便利活用研修」を、内容を充実して実施し、啓蒙して参ります。





※本記事は2021年6月の内容です。

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