学校法人中村産業学園 九州産業大学様

本記事では、「HUEワークフロー」をご利用のお客様の声を紹介します。今回お話を伺ったのは、学校法人中村産業学園　九州産業大学　総合情報基盤センター事務室長の福田仁志様と、田原文月様です。導入前の現状から導入に至った経緯、実際に使ってみて良かったポイントなどを伺いました。

RPAツールで試行錯誤。デザイン性や機能性の高さから、HUEワークフロー導入へ

―HUEワークフローの導入前、御校ではどのようなワークフローシステムを使われていましたか？

田原様：
ワークフローシステムは未導入でした。申請から承認の流れとしては、総合情報基盤センター（以下、本センターという）で運用しているWebサイト上で申請フォーム（PDF）を紙に印刷もしくはメールに添付して提出いただき、これらを部内で回覧して承認していく流れでした。
そのような中で、本学の中期目標にDX推進が掲げられました。一口にDX推進と言っても、業務の効率化や、教育のICT化、情報の発信・公開や、学生の教育支援など多岐にわたります。その中でも、まずは業務の効率化、特に申請業務における承認の迅速化、ペーパーレス化を進めたいと考え、RPAツールを試行していましたが、ワークフロー自体は導入していませんでした。

―業務の効率化を進めるうえで課題に感じていたことは何でしたか？

田原様：
3つの課題がありました。まず1つ目に、当時は、海外製品のRPAツールを駆使して開発していましたが、どうしても英語表記が多く、日本語に弱いというデメリットがありました。そのため、利用者のことを考えた際に、英語表記による承認画面の分かりづらさに課題がありました。2つ目に、利用者の表示画面や運営側の管理者画面のデザイン性の低さです。マニュアルがなくても直感的に操作できるようなシステムを望んでいたため課題になりました。3つ目に、1つの申請書をワークフロー化するためにもいくつものフローを構築する必要があったり、管理台帳用のExcelも準備しなければならなかったりするなど、１つの申請書にかける運営側の作業量の多さに課題がありました。

―なぜHUEワークフローを選ばれたのでしょうか？他社と比較した際に良かったポイントも教えてください。

田原様：
導入面、機能面、運用面の3つに分けて、HUEワークフローを選んだ理由をお話します。
まず、導入面については、元々本学ではHUEワークフローと機能連携できている人事システムを導入していたため、システム内に役職や所属組織などといった組織図のデータベースが備わっており、一から構築する手間が省けた点です。
また、機能面ですが、他社製品とも比較をした際にデザイン性が先進的かつ視覚的に分かりやすい点が大きな魅力でした。必要な標準機能も網羅されていることから、機能面では間違いないと思いました。
導入前にデモを拝見し、マニュアルがなくても直感的に操作できると実感した点も大きかったですね。申請者や承認者にとって分かりづらいシステムだと、使われなくなってしまったり、問い合わせに時間を取られてしまったり、他部署への展開の際には手間がかかってしまったりします。そういった懸念事項を、デモを通して払拭できたことは良かったです。このようなシステムなら、一緒に働いているチームメンバーに対しても、今後引き継ぎがあった場合でも、とても伝えやすいと感じました。
さらに、管理者画面で承認フローを作成する際のフローチャートが見やすかったこともポイントですね。他社製品では、ここまで見やすい画面は見られなかったため高評価でした（下図参照※）。アイコンの配置や担当者の指定などがどれだけ直感的に操作しやすいか、実際に触って確認できたため、導入の大きな後押しになりました。

最後に、運用面については、何回サポートに問い合わせても、追加費用が掛からないことや、意見をすぐに開発に反映していただけることがとても頼もしいと感じました。小さな不具合や要望に、ひとつずつ丁寧に対応してくれようとする姿勢に安心感を覚えます。
例えば、導入を始めた当初は、HUEワークフローには申請書の段階的な差し戻し機能が実装されていませんでしたが、こちらからの要望でスピーディーに実装していただいたことがありました。そのような顧客からの個別の意見を実際に反映し、改善・実装していただける姿勢から、チームとして、一緒により良くしていこうと思ってくださっているのが伝わり、心強かったです。また、HUEワークフローでは、毎月1回バージョンアップを行っているそうで、内容によっては短期間でも希望に沿った機能追加や改善を見込める点は魅力ですね。

ーHUEワークフロー導入には、どれくらいの時間がかかりましたか？
田原様：
6月頃に構築を開始し、8月には学内に広報できていたため、約1カ月程で導入できました。かなりスピーディーで驚きましたね。導入の早さの理由は2つあると思います。まず、1つ目に、業務手順を明確化・スリム化した上で構築を開始することができたということです。HUEワークフロー構築前にRPAツールを使い自作で試行錯誤していたこともあり、既に業務における根本的な見直しができていたため、すぐに構築に取り掛かることができました。
また、2つ目に、サポートの対応の良さがあったと思います。構築から公開まで何度も質問や要望を出しましたが、サポートの手厚さとワークフローに対する知識の深さには感心することが多かったです。疑問があってもすぐに解決できていたため、スケジュールも遅延することなくスムーズに導入することができたと思います。

導入後の問い合わせはほとんど無し。部署外に広めるなど、さらに業務の効率化に活用したい

ー現在、HUEワークフローをご利用いただいている申請書の内容を教えてください。
田原様：
最初にメーリングリスト登録申請書で利用しています。本センターでは、申請書に基づいて学内で複数のメーリングリスト、例えばプロジェクトや部署単位での情報共有のためのメーリングリストなどを管理しています。
メーリングリスト登録申請書のワークフローでは、まず、申請者がリスト作成に必要なメンバー情報を添付ファイルで提出します。次に、それを基に本センターの担当者が申請書を元に登録、更新、削除を行います。そして最後に、担当者から申請書に対して書類不備などの差し戻しがなければ、本センター内で承認を回します。承認フローが全て終われば申請者宛へ完了メールを自動送信するようにしています。
メーリングリスト登録申請書から始めた理由は、簡単なワークフローで、少人数が関わる申請書だったからです。本センターとしても新しい取り組みだったため、少人数からの運用でリスクを減らし、慣れてきた段階で広げていこうと計画しました。2022年3月末までには、本センターで持っている全12種類の申請書をHUEワークフローに移行したいと考えています。メーリングリスト登録申請書の主な目的はペーパーレス化でしたが、これからリリースしたいと考えている申請書については、作業が革命的に変わるなど、DX推進による業務効率化が目的です。

ーHUEワークフロー導入後の職員の皆様の反応を教えてください。
田原様：
簡易マニュアルは渡していますが、マニュアルがなくてもスムーズに使えると好評です。実際に、導入から5カ月が過ぎましたが、問い合わせはほぼ受けたことがありません。
現在リリースできているのは4つの申請書だけですが、近日中に8つのワークフローを一気に公開しようと考えています。現在は部内で承認を回せる申請書のみHUEワークフローを利用していますが、今後、部外にも広めていくことで、何かしら問い合わせは出てくると思います。ただ、使いにくいといった類いの問い合わせは一切ないものと考えています。

福田様：
実際に使った感想として、承認作業が楽ですね。メールで通知が来て、そこにあるURLを開くと申請書が現れるため、すぐに承認作業に入れます。以前は押印する印鑑の日付変更や部長への提出などステップが多かったのですが、現在は承認ボタンひとつで終わるのがいいですね。
また、1日承認されなかった申請書があると、承認者へ催促メールが届く機能も便利です。メールが送信されるタイミングは指定ができるため、例えば2日や3日後にメールが届くように変更することもできます。この機能を使うと承認漏れがなくなり、承認状況を確認する手間も省けます。
実は、転職前の会社で違うワークフローを3つほど使っていましたが、ここまで細かく設定を変えられるものはありませんでした。本当によくできているワークフローだと感じています。

今まで3日かかっていた承認が1日で完了。業務の効率化に貢献していると実感

ーHUEワークフローを導入して良かったこと、便利になったことを教えてください。
田原様：
ワークフローがWeb上で行えるため、席を立って提出に行ったり、印刷したり、ファイリングしたりといった手間が無くなり、作業が止まらず効率的になったと感じています。実際に、今まで申請から承認に3日以上かかっていましたが1日で完了することもあります。その他、紙媒体だと書類紛失の恐れがありましたが、Webとなったためにそういったリスクも回避できています。
今後、コロナウイルスの感染状況によっては在宅勤務が始まるかもしれませんが、そういったリスクへの備えや、多様な働き方の推進にもつながると考えています。

ーどのような課題を感じている組織に、HUEワークフローをおすすめしたいですか。
田原様：
ITに詳しくない職員が多い組織におすすめしたいですね。そのような組織では、特に、導入前の不安が大きいと思います。だからこそ、親身に相談に乗っていただけるHUEワークフローがおすすめです。
私もワークフローについては、前述システムでうまくいかなかった経験がありますが、結局、どのツールも使ってみないと自分の組織に合うかどうかは分からないと思います。そのような時に気軽に相談でき、一緒に作っていきましょうという気持ちでサポートしてくれる協力者がいれば、とても心強いと感じます。

ー最後に、製品への要望を教えてください。
田原様：
今後、他部署の申請書もHUEワークフローに取り込んでいくにあたり、他部署の職員を管理者に設定できるようにしてほしいと考えています。現状だと、他部署の申請書も本センターの職員が管理者となってしまいます。全体管理者については、現行のまま本センターでよいのですが、その下に部署毎の管理者を設定できるようにすると、他部署展開がしやすくなります。こちらについては、既に相談済みで、機能追加予定だと聞いています。
この他にも、自動送信のメール本文中のタグ機能を拡張していただきたいです。現状では指定できるタグが申請者番号、申請サービス名、申請者の名前、受信者の名前の4つのみですが、例えば申請日や返却日、申請対象物などを加えていただくことで、わざわざURLを開かなくともメールの文面を読むだけで申請書の内容を確認できるため業務の効率化が図られると思います。

また、このタグを増やすことによる恩恵は他にもあり、HUEワークフローのアカウントを持たない人に対して申請内容を共有する際に、わざわざ転記しなくとも、メールの転送のみで良いため便利です。

福田様：

あとは、HUEワークフローの領域を超えるかもしれませんが、DX推進にはデジタイゼーション・デジタライゼーションの加速が不可欠であり、今後、他のシステムやアプリケーションとの連携が重要になってくると考えています。現在はメール機能だけですが、Office365などと連携でき、例えば承認が終わればTeamsなどの設定しているアプリケーションにその情報が格納されるようになると更なる効率化が図られると思っています。

※本記事は2022年1月の内容です。