学校法人桜美林学園様
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桜美林学園、学校法人に根強く残る紙文化から脱却して業務を電子化
ワークスのワークフローシステム･グループウェア･経費精算システムを導入
桜美林学園は「キリスト教精神に基づく国際人の育成」を建学の精神とし、世界を舞台に活躍できる人材を育成することを目指して教育研究活動を展開する学校法人です。同学園が運営する桜美林大学では、新宿キャンパスおよび東京ひなたやまキャンパスの新設により学群ごとの拠点化を推進するなど、教育・研究における専門性と満足度の向上を目指しています。
次の100年を目指して“ワークスタイル改革”プロジェクトを発足
電子稟議・電子決裁化により、学校法人に根強く残る紙文化から脱却
桜美林学園では、2021年の創立100周年と次の100年を目指して、時代の変化に対応すべく、民間企業出身者を登用するなど民間の経営手法を取り入れながら、学校法人全体の経営力やガバナンスの強化に取り組んでいます。その中で、今後、複数キャンパスにおいて学校運営を推進する上で、学校業務の複雑化や業務量の増大が課題の一つとして挙げられていました。そこで、人件費の拡大を抑制しつつ効率的かつ機能的な管理運営を目指して、『ワークスタイル改革プロジェクト』が発足しました。
『ワークスタイル改革プロジェクト』では、「意思決定の迅速化」、「ペーパーレス化」および「情報の管理・統制」を目標に掲げ、紙で運用していた稟議決裁業務や経費申請業務の電子化を皮切りに、ワークフローシステム、文書管理システム、教職員ポータル（グループウェア）の全面刷新を検討開始。システム選定の結果、弊社製品のビジネスモデルが高く評価され、ArielおよびHUE Expense が採用されました。
『ワークスタイル改革プロジェクト』における施策として、2018年度からペーパーレス推進プロジェクトが開始されました。紙文書の電子保管や不要書類の削減作業の実行、またノートPC・無線LAN導入などの環境整備を進めつつ、ICTを利用した業務改革を目的に、紙運用で行われていた申請作業の一つである稟議申請・決裁業務を全てAriel上で電子管理し、経費申請業務はHUE Expence上で完結することで、事務量の削減、業務効率化を達成しました。今後もArielとHUE Expenseを連携活用することにより、さらなるペーパーレス化促進を実現することはもちろん、事務の簡素化、定型化を進めていくことが可能になります。
ArielとHUE Expenseの利活用例
申請者による紙での申請、担当者による申請内容の入力、経理部による仕訳入力という三重の入力業務が発生していた桜美林学園では、HUE Expenseの活用により、申請者の一回の入力で仕訳までが自動で作成されるようになります。そのため、一申請にかかる工数は従来に比べ50%の削減ができ、毎年約1万件の申請に換算すると年間3,000時間超の工数削減を見込むことができます。Arielは、学園の教職員全体へ向けた情報共有のポータルとして利用することで、幼稚園、中学校、高等学校、大学の各スケジュールや学内申請・手続きの内容、告知など最新の情報をポータルのトップ画面で確認できるようになります。また、SNS での情報発信の活性化などの施策を強化すべく、SNSとArielを連携させることで、学外へ向けて発信している情報を教職員がタイムリーにキャッチできる体制も構築しました。
学校法人桜美林学園 総合企画部経営企画課 課長 太田幸宏 氏からのコメント
桜美林学園では、2021年の創立100周年に向け、新学群の設置、教育プログラムの再構築や新キャンパスの開設など、教育研究環境の整備を柱とした各種の事業改革に取り組んでいます。現在進行中の学園中期計画において、経営基盤の確立に向けて学園運営を支える柔軟な組織・協力体制の構築を目的として、意思決定システム・業務執行システムの最適化（リスクマネジメント、横断的業務遂行体制、機能的組織の構築）を図ることが示されています。その中でもキャンパス拠点化の実現にあたり具体的な喫緊の課題として、特にキャンパス間をまたぐ稟議書や各種申請、手続書類の回付等が従来の紙文書のままで行われることによる事務負担の増加やスピードの低下が懸案されていました。この課題の解決に向けてワークスタイル改革プロジェクトでは、これまで紙を介在して行っていた業務の電子化はもちろん、意思決定の迅速化や業務の省力化を図るため業務の在り方や業務プロセスから見直しました。
また、プロジェクトの目標としては、システム導入後も業務の一層の効率化・合理化・適正化に取り組むべく、学園全体での業務改善施策を推進する一方で、業務担当部署自らで業務の見直しを実施し、ワークフロー等を活用した業務改善ができるようになることを掲げていました。そのため、求めていたのは、今後の事業拡大を見据えて多岐にわたる業務領域を共通のシステムで実現することで、全体のシステムコストの低減を図ること。その上で、学内での継続的な業務改善PDCAに耐えうるシステムです。こうした期待に最も応えうるシステムを提供すると判断したのが、ワークス社でした。創立100周年、そして次の100周年を目指し、ワークス社のシステムを最大限に活用して、ワークスタイル改革を推し進めていきたいと思います。
学校法人桜美林学園Webサイト ワークスタイル改革 https://www.obirin.jp/vision/workstyle.html
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