株式会社エクシング様

—ご所属のグループではどのような業務をご担当されていらっしゃるのでしょうか。

私が所属するグループでは、社内及びグループ会社と連携した情報セキュリティの推進およびAAEをはじめとした従業員向けシステムの運用保守を行っています。

—実際にご利用いただく中で、利便性を感じていただいている機能や特長についてお聞かせください。

申請画面の設計自由度が高いところです。利用頻度の高い機能として、まず申請マニュアルや申請関連資料を申請画面に表示できるURLリンク機能があげられます。次に、完了希望日などの日付項目に対して営業日ベースで制限をかけることができる機能です。AAEでは、選択肢に応じて入力項目を表示するか非表示とするか、必須か任意かを切り替えることが可能です。そうやって入力項目や資料添付欄の入力を制御することで、申請に必要な項目の入力漏れや記載ミスを抑えることができるので、申請者と個別にメールや電話で調整するような手間も格段に少なくなりました。
また、申請によっては組織上の役職者による承認だけではなく、他部門の担当者や申請に係る関係者に対し、承認依頼や申請内容の共有が必要な場合があります。すべてを承認ルートに組み込むと複雑になり過ぎてメンテナンスも困難になるものですが、AAEでは申請画面上にユーザー選択用のコントロールを配置することで、申請者が申請内容を記入する流れの中で、自由に関係者を選択して、承認ルートに組み込むことができます。

—利用に関してのマニュアルはご用意されていますか？

基本的には、申請画面上の選択項目へ制御をかけることで、マニュアルが無くても使い易い作りにすることを意識しています。そうはいっても、補足が必要な申請もあるので、申請画面上に色々と添付することはしています。あと、AAEのポータル作りを工夫し、ワークフローの申請が必要な項目を一覧にした画面にしています。電子だけでなく紙ベースでの申請が必要なものについては、タブを分け、必要な申請を探し出せる形にしています。

—AAEの導入が御社の業務効率化に貢献できている点があればお聞かせください。

従来の紙ベースの申請がメインだった頃と比較し、ペーパレス化が実現したことで紙の使用量は大きく削減できました。導入以前は、決裁者が不在の場合に即時対応することが難しい状況でしたが、今はパソコンやタブレットを開けばどこにいても承認作業が可能なので、本当に決裁までのスピードが速くなったと感じます。
管理する立場としても、申請をワークフロー化する際に、すでにワークフロー化済みの申請画面を複製して作成できるため、作業も簡易です。

—環境の変化に対してはいかがでしょうか？好影響の事例がありましたらお聞かせください。

最近でいうと、コロナ禍により在宅勤務など新しい働き方への対応が必要になった時です。私が担当になって以降、AAEのワークフローを利用した申請の電子化を進めておりましたので、新しい働き方が求められた際にもそれほど大きな混乱もなく在宅勤務制度が開始できたかと思います。
当時はまだ一部業務にて紙の申請書が運用されている状況でしたが、申請の電子化にあたりAAEのカスタムアプリとワークフロー機能を組み合わせて利用することで、スピーディに運用開始をすることができました。

AAEのカスタムアプリとワークフローでは画面項目の配置や設定の自由度が高く、また、スクリプトを利用したカスタマイズも可能です。社員にとって馴染みある既存の紙の申請書の項目を、大きく変えることなくそれに合わせて電子化するようにしました。また、すでに100近いワークフローが存在するので、社員の皆さんが良く慣れている操作に画面を合わせることで、上から順番に入力していくだけで申請が完了するというように、できるだけ分かりやすく作るように心掛けました。

—長い期間ご利用いただいていますが、運用において気を付けられていることはございますか？

弊社はAAE導入から10年以上経ちますが、継続的にAAE利用に関する改善活動を社内で行っています。例えば、電子化した各種申請について、運用変更に合わせて適宜修正をしています。AAE導入時から本番環境、テスト環境で運用をしていますので、社内システムメンバーにて修正した内容をテスト環境に反映することで、依頼部門の担当者がスピーディに修正内容を確認し、運用準備を進めることができる体制を整えています。
また、AAEでは期間を指定して画面上に配置した各アプリのアクセス統計が取得できるので、利用状況を確認して、画面レイアウトや情報発信について見直す上で参考にすることができます。

—今後AAEに期待することを教えてください。

スマートフォンでのアクセス時の利便性の向上ですね。弊社では、PCやタブレットでの利用がメインで、スマートフォンは補助的な利用となります。PCやタブレットでの閲覧時は一画面に表示できる情報量が多く、情報を確認しやすいデザインですが、スマートフォンでは少し違う見え方になるので、PCとタブレットにもう少し近くなるといいかなと思います。

—最後に、AAE導入を検討されている企業へのメッセージをお願いします。

弊社では、システム部門で開発まで担当することにより、カスタムアプリやワークフローの、AAEならではの自由度の高さを活かした申請の電子化を進めています。

カスタムアプリやワークフローは専用の開発ツールを利用しますので、操作には一定の慣れが必要になりますが、紙やエクセルの申請書とほぼ変わらないイメージを踏襲できますし、規程や業務、部門都合などで変えることが難しいルールにも対応しやすいかと思います。