株式会社xpd

スケジュールもデータも一元管理しながら社内外で共有、多忙を極めるイベント事業に革新的な効率化をもたらした「HUE プロジェクトボード」

【プロフィール】
株式会社xpd マーケティングソリューションズ部門 イベント・空間 チーフ・アカウント・プロデューサー 高木 将行(たかぎ まさゆき)様

本記事では、ワークスアプリケーションズ・グループの製品「HUE プロジェクトボード」の特徴や導入メリットなどについて、導入企業のご担当者様にお話を伺いながらご紹介していきます。

株式会社xpd様

今回、お話を伺ったのは、株式会社xpd(イクスピーディー)の高木様です。高木様はコミュニケーションを最大化させるためにCM、動画広告、デジタルソリューション、メディアプランニング、PR、イベント、すべての領域で最適なクリエイティブワークを生み出し、最適な方法と組み合わせて届けるxpdのマーケティングソリューションズ部門においてチーフ・アカウント・プロデューサーとして、イベント空間のプロデュースを中心に、関連する動画制作、Web制作などとの連携も担っていらっしゃいます。

株式会社xpd マーケティングソリューションズ部門 イベント・空間について


株式会社xpdが生まれた背景や、イベント・空間で手掛ける事業についてお聞かせください
株式会社xpdは昨年1月に、AOI TYOグループの新会社として立ち上がりました。映像コンテンツプロデュース会社TYOの一部の部門と、TYOのグループ企業であった空間プロデュース業の株式会社ZEOなど数社が合併したものです。
会社として、クライアント企業のコミュニケーション全体を設計して、具体のカタチまでを作り上げる「コミュニケーションデザインファクトリー」であることをステートメントとして掲げています。テレビCM、デジタルコミュニケーション、PR、イベント、Webコンテンツ、アニメーション、アーティストのPV制作も手掛けるなど、コミュニケーションに関して360°カバーできるという強みがあります。これを生かして、「すべての領域でクリエイティブワークを生み出し、最適な方法と組み合わせで届ける」、つまり弊社がワンストップでお応えできるというところが特徴ですね。


高木様はどのような業務を担当されているのですか
私はもともと株式会社ZEOに所属していまして、展示会やオンラインイベントといったイベント空間のプロデュース業務を担当していました。イベントを開催されるお客様のニーズやイメージを共有し、デザイン、設計、施工といった社内外のプロフェッショナルと連携・協力しながらイベント空間を作り上げていく仕事ですね。株式会社xpdでも中心になって担当しているのはイベント空間で、いわゆる「イベントチーム」のメンバーではありますが、イベントの枠にとどまらず、映像コンテンツ制作のチームやWeb制作のチームなど、複数のチームと連携し合っています。


イベント業界はこの数年特に、コロナ禍の影響が大きかったとお察しします
確かにコロナ禍以降、リアルのイベントはなかなか開催できないのですが、オンライン上のイベントなどは盛んになってきて、ひとりでいくつものイベントを担当する状況は変わりません。スケジュールやタスクの管理が大変なのは、リアルもオンラインも同じですね。

HUE プロジェクトボードで業務効率化だけでなく、コミュニケーションもスムーズに


ースケジュール・タスク管理はどのようにされているのですか
プロジェクトごとにExcelやGoogleスプレッドシードなど違う表計算ソフトを使っており、連絡やデータのやりとりにも、Slackやteamsなど、クライアントごとにご指定のあるビジネスチャットツールをそれぞれ利用しています。今はそこに、HUEプロジェクトボードを利用するプロジェクトが加わっている……と言うとわかりやすいでしょうか。
HUEプロジェクトボードはそれだけでスケジュール管理も連絡やデータのやり取りも完結できますが、他の方法ですとバラバラな複数のツールを使い分けることになり、煩雑な面もありました。


ーHUE プロジェクトボードはどのように活用されていますか
我々の中心メンバーと、クライアントのご担当者様にログインしていただいて、イベントについてプロジェクトボード上でデータのやりとりですとか、進捗管理をしているといった形ですね。


ーHUE プロジェクトボードが、社内外でシームレスに情報共有できる場となっているのですね。導入してみていかがでしたか
私はイベント空間プロデュース担当ということで、イベントに関して、社内外で共有するためのスケジュールをかなりの頻度で作成しています。シンプルな表だけでは伝わりづらいので、従来は表計算ソフトを使って手作業でスケジュールをグラフに表した「ガントチャート」を作ってきたのですが、HUE プロジェクトボードはガントチャートを自動生成してくれるので、とても助かっています。


ー手作業から一気に自動生成できるようになって、かなり効率化できたのではないですか
スケジュール作成は、こういったプロジェクト型の業務をされている方であれば皆さん抱えている苦労のひとつかと思います。HUE プロジェクトボードがあれば、これまで数時間かけてガントチャートを作っていたものが、タスクを入力するだけで短時間でできてしまうのですから、魅力的ですよね。


ー社内外で情報共有しやすくなったことで、コミュニケーション面のメリットも大きかったとお見受けします
そうですね。これまではわざわざメールやチャットなどで添付して送っていたデータやファイルを、ガントチャート上の項目、タスクにひもづいたデータをアップロードしてチームメンバーやクライアントと共有できるので、とても便利です。
イベント空間の業務は、会場の図面、配布するチラシや装飾パネルのデザインといった、デザインデータのやりとりが多くなります。それも、修正を重ねるごとにバージョンが増えて「現時点の最新版はどれだろう?」ということになりがちです。
そこで、プロジェクトボード上で初校、2校……といったタイミングごとにデータを保存できて、「最新版はここにある」というのがメンバーやクライアントとの間で行き違いなく共有できているのは、非常に助かりますね。


ーHUEプロジェクトボード導入にあたって、まったく新しいツールに対する現場の混乱やとまどいなどはなかったですか
導入の際、社内で使い方のトレーニングや研修などはしなかったのですが、画面を見て、手を動かしてみるだけで感覚的に操作できました。普段利用している表計算ソフトに近い感覚で誰でも簡単に操作できるので、この「現場へのなじみやすさ」はとても良いポイントではないかと感じています。


ーなるほど、普段なじみのあるツールと同じような感覚で扱えることは確かにポイントになりますね。社内で利用しているチームメンバーの感想や反応はいかがですか
HUE プロジェクトボードを使っているチームメンバーは、タスクごとに関連ファイルを添付できるので、スケジュールの共有と合わせて、データの共有も一緒にできる点が非常に便利だと感じているようです。
おかげでこれまでのようにデータをわざわざメールやチャットでやり取りする必要がなくなっただけでなく、関連ファイルに常に最新版を添付しておくことで、間違えて古いバージョンを更新して相手に送ってしてしまうといった、「先祖返り」も起きづらくなりました。
スケジュールや進捗を管理している方だと、こうした行き違いで苦労した経験も多いでしょうし、かなりポジティブな反応が得られるのではないかと思いますね。また、HUEプロジェクトボードの中で、スケジュールに紐づけてデータが保存されているので、例えばイベント終了後の振り返りなどもそのままスケジュールに沿って進められ、やりやすいです。


ー社外から利用されているクライアントの評価はいかがでしょうか
「進捗状況がリアルタイムに見えやすくなった」点を評価いただいています。
例えば従来のやり方ですと、進捗状況をまとめた表計算ソフトのファイルを作り、打ち合わせの中で共有して、クライアントはそこで初めて進捗状況が分かるという状況でした。それが、今はプロジェクトの開始段階でHUE プロジェクトボードに招待して、クライアントご担当者様のタイミングで見ていただくことで、リアルタイムに「どのタスクが完了しているか」といったところを確認していただけます。ドメインごとに招待できますので、双方の手間もかからず、かつセキュアな点も気に入ってくださっているようです。
クライアントご担当者様のタスクも、解決していただけるとリアルタイムに反映されますので、「解決しました」とわざわざお知らせいただくやりとりが減少しました。プロジェクトボードを通じて、そういったコミュニケーションをリアルタイムに取りやすくなったところはありますね。

HUE プロジェクトボードが「現場からのDX」の先駆けに


ーHUE プロジェクトボードを今後どのように活かしていきたいですか
タスクごとに「実行中/完了/ペンディング/対応不要」といったステータスを簡単に管理できる「かんばん機能」を使いこなしたいですね。
実は、導入からまだ数か月ということもあり、スケジュールを組んだり、データのやりとりをしたりする使い方が中心で、まだまだ「かんばん機能」の活用はこれからというところなのです。


ーかんばん機能はチームを組んでいるイベント制作担当者のみなさんにも大きく関わってきますね
はい。個人的に使いこなすというよりもチームで活用していきたいです。かんばん機能があることで全タスクの進捗状況が、ひと目で分かるので、チームの仕事を管理するにはとても有効的だろうと考えています。


ー「皆様にとって有意義」と感じていただけて、光栄です
今はまだHUE プロジェクトボードを限られた私の担当案件とそのメンバーで使い始めたばかりという状況なのですが、このわずかな間にもHUE プロジェクトボードの便利さは実感しています。今後は私が担当する他案件やクライアントにまでユーザーを広げて、可能であれば社内の他のチームにも広げることで「現場から始まるDX」を推進していけたらいいですね。スケジュールや進捗管理に関する作業を効率化できるのはもちろん、チームメンバー間やクライアントとの情報共有もより密になって、理想的だと感じます。

※本記事は2022年1月の内容です。

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