生産性向上と経理業務効率化の実現

リモートワーク導入、長時間労働の是正、労働生産性向上・・・働き方改革という名目のもと、各社で様々な取り組みが行われています。これらの取り組みのなかで、全社員の日常業務とも言える「経費精算」の効率化が注目されています。そこで、ワークスアプリケーションズ主催で2018年2月と3月にセミナーを開催し、AI技術をはじめとするテクノロジーが経費精算業務へどのように貢献できるのかについてご紹介しました。今回の記事では、そのセミナーの一部をレポートします。

生産性の向上に直結する働き方改革を

労働人口の減少に伴い、健康的に長く働ける環境の整備が求められている昨今。労働時間を削減し、生産性を向上させるにはどうしたらよいのか、といった課題をお持ちの企業も少なくない。従って、ICT活用にあたっても効率性を増すというよりは、「業務そのものをなくしていく」ことに重点を置く企業が増えている。そんな中で、特に最近注目を集めているテーマは、稟議や申請・承認等のワークフロー、RPAに並び、経費精算だ。

「経費精算という仕組みは全社員が対象で、無駄の宝庫である場合が多く、そして（システムの）使用開始後すぐに効果が出やすく、定量的に効果が図りやすい。これらの理由から、検討をされる企業が増えてきている」と語るのは、ワークスアプリケーションズ　Client Sales Div. Vice President　桐原　理有だ。

申請入力業務の効率化と、経理業務の負荷軽減の両立

立替経費精算においては、①従業員が行う精算業務、②経理担当者が行う承認・管理業務の2つに大別される。経費精算システムを検討するにあたり、多くの企業が①を重要視するが、大企業であるほど②の領域に効率化できる余地が多い。例えば、大手企業ならではのきめ細やかな手当規定に準じた経費算出に経理部門の負荷が高まっているケースが挙げられる。規定すべてをシステムで自動判別できないと、経理担当者がExcel等で手動計算する等、余計な手間がかかってしまう。

例）大手企業A社の手当規定
・役職が部長の場合には宿泊手当を12,000円、課長は10,000円、それ以外は8,000円を支給。ただし、同行者に上位役職者がいる場合、上位者と同額の宿泊手当額を支給
・通常の出張手当は10,000円だが、10日以上の出張の場合には12,000円支給
・出発日の出発時刻が13時以降、もしくは帰着日の帰着時刻が15時以前の場合、　該当日の日当は半額
・休日をまたぐ出張の場合に休日も勤務していた場合には日当を25％割増して支給

＜セミナー　当日の様子＞

ワークスアプリケーションズが提供する「HUE」では、出発日/到着日、出発時間/到着時間、休日、出張日数、距離/地域/国、事業所、役職、異動情報、同行者等の複数条件を使った手当計算を可能としている。これらの各項目に対して「地域がアジアであれば～を適用」といった条件設定はもちろん、「出張日数が10日以上であれば～を適用」といった大なり小なりの条件設定も可能なため、入力する従業員と経理担当者の双方に余計な手間をかけない。

最先端テクノロジーが業務効率を飛躍的に向上

申請・登録のための入力作業を削減するだけでなく、作業自体を「なくす」ことも、近い将来に可能になるかもしれない。これには、AI、自然言語解析、OCRといった最先端テクノロジー研究が不可欠だ。例えば、「HUE」では取引先から送られてくる請求書の転記作業において、以下のステップを踏むことで入力業務を極限までなくしている（※）。

＜「HUE」のデータ取り込みステップ＞
１．請求書PDFをシステムが自然言語解析し、文章を単語で区切る
２．「請求書番号は右上にあることが多い」「金額明細は表形式(罫線情報、ヘッダ情報を有する)が多い」といったレイアウト情報等を機械学習することで、入力画面に必要な項目を抽出
３．抽出した文字を入力画面に反映

※セミナー開催時点（2018年3月時点）ではテキストを選択できるタイプのPDFのみ製品化しております。画像タイプのPDFにも対応できるよう、研究・機能開発を進めています。

また、英語とは異なり、一般的に日本語は単語と単語の区切れを機械的に判断するのが非常に難しい言語であると考えられている。そのため、自然言語処理研究に特化したAI研究機関であるワークス徳島人工知能NLP研究所を2017年に開所し、よりユーザーニーズに則したAI機能を「HUE」に取り入れるための研究を進めている。

本セミナーは、大手企業の経理財務部門の方々を中心として約250名（計2日程）が参加され、大変盛況の内に会を終えることができました。当日のアンケートでは「ここまでできるのか、と驚きました。」や「現在自社で導入しているシステムがどんなに非効率的なものであるかを気付くことができるよい機会になりました。」といったコメントを頂戴し、経費精算業務の見直しを通じた生産性向上と経理業務効率化の必要性について、改めてご認識いただく機会となりました。 本セミナーに関して、詳細な情報をご希望の方は以下よりお気軽にお問合せください。