Notesは移行する必要あり？現状の課題と移行におけるアセスメントのポイント
グループウェアの先駆けとして多くの企業で利用されてきたNotes。ワークスタイルの変化に伴いNotesから新たなシステムへの移行が注目されています。そこで本記事では、Notesの現状から課題を紐解き、移行する際のアセスメントや、移行先として親和性の高いシステムをご紹介します。
目次
グループウェアの先駆け「Notes」の現状
タスクやスケジュール管理、ファイル共有など、組織内の情報共有・コミュニケーションを円滑化させるツールとしてなくてはならないグループウェア。その先駆けともいわれるのが1989年にLotus社より販売されたNotesです。Notesは独自のLotusScriptによって業務アプリケーションを作成するグループウェアで、リリース後はマーケットシェアを伸ばし続け、1995年にIBMに買収されて以降も多くの企業に導入され、一時期はシェアが７割以上を誇っていたといわれています。
2000年代に入ると、ビジネススタイルの変化やさまざまな競合アプリケーションの登場によって徐々にシェアは奪われ、2018年12月にはIBMが「Notes/Domino」をインド企業のHCL Technologiesに売却したことにより、サポート終了が懸念されていましたが、 2021 年 9 月までのサポート期間延長が発表され、正式なサポート終了日は現在（2021年4月）未定となっています。
また、2021年中にはHCL Notes/Domino V12のリリースが予定されており、今後バージョンアップするのか、保守切れのタイミングで乗り換えるのかでお悩みの方も多いのが現状ではないでしょうか。
Notesは移行する必要あり？現状の課題とは
上記の背景を踏まえ改めてNotesの現状の課題を整理してみると、以下のような課題が挙げられます。
Web化やスマートフォンやタブレット対応などに工数
ビジネススタイルの変化が激しく企業のIT化が進む現在、Webブラウザでグループウェアを利用するスタイルが主流になっており、スマートフォン、タブレットへの対応やリモートワークでの利用など、さまざまなビジネスシーンに対応できる柔軟性も必要不可欠です。
しかし、専用アプリケーションとして利用されてきたNotesはWeb化に工数・コストがかかってしまい、Web化の流れに対応しづらいといった課題があります。その一因となっているのが「Notesを運用できる技術者の不足」です。
Notesクライアントの保守
クライアントアプリケーションであるNotesは、新入社員などが配属され新しくパソコンを配布されるタイミングや、パソコンのリプレースなどのタイミングで必ずローカルコンパソコンにNotesクライアントのセットアップ作業が発生します。複数台を同時に行う場合は、かなりの工数が発生すると考えられます。
また、保守運用をWebサーバ上で完結できるWebアプリケーションとくらべ、ローカルパソコンにアプリケーションをインストールして利用する場合、更新などのメンテナンスもそれぞれのパソコンで行わなければならず、保守・運用の容易さに課題があるといえます。
Notesを運用できる技術者不足
前述の通り、Notesでは独自の言語と環境でアプリ開発を行うため、Notes独自の知識やスキルが必要となります。そのため、開発に関わった技術者が退職してしまうと、後任の担当者が管理・運用することが難しくなります。
さらに、長年Notesを運用してきた企業では、業務で必要となった機能やアプリケーションの追加開発を繰り返したことで、システムがブラックボックス化してしまうケースもあり、管理・運用はますます困難になります。
また、上記で説明した通り、Web化の対応が難しいNotesは将来性が見込めず、技術者の社内教育も現実的ではありません。技術者としてもNotesの知識・スキルを身に着けるメリットは低く、今後はますますNotesを運用できる技術者は減少していくでしょう。
以上のことからNotesから新たなグループウェアへの移行を検討する企業が増えていますが、その際に重要となるのが「アセスメント」です。
Notes移行を決断したら「アセスメント」を行う
Notesから新しいシステムへ移行する場合、まずNotes内のデータベースやアプリケーションを棚卸し、可視化することで移行が必要なものを選択する「アセスメント」を行います。
移行するアプリケーションは大きく分けて以下の3つで分類します。
・データまで含めて移行するもの
業務で利用しているアプリケーションと、それに紐づくデータなど
・設計のみ移行するもの
アプリケーションの設計
・移行しないもの
利用していないアプリケーションや不要なデータなど
また、企業独自のロジックで作成されたカスタムアプリがある場合は、移行先で同じようなアプリケーションを構築できるかも事前に調査する必要があります。
これらのアセスメントは社内で行うべきものですが、そもそも何から手を付けたらよいかわからなかったり、自社の業務に必要な要件を満たす移行先のツールの選定、以降におけるコストや期間の算出は簡単ではありません。
現在はアセスメントをサポートするサービスなども多く存在するため、ノウハウを持った企業のサポートを受けながら確実に移行することも成功の近道といえるでしょう。
Notesの移行先は？必要な機能を網羅したシステムのご紹介
Notesの移行先として親和性の高いシステム「ArielAirOne Enterprise」をご紹介させていただきます。
グループウェア「ArielAirOne Portal」
「ArielAirOne Portal」は、情報共有に必要とされるスケジュール、掲示板、ファイル管理、アプリケーションをポートレット形式（小さなウインドウ）で表示させるポータル機能など、業務に必要な一般的な機能はあらかじめ搭載されており、企業・組織・個人単位でワークスタイルに合わせた柔軟な設定が可能で、Notesで利用していたグループウェア機能はArielAirOne Portalへ移行可能です。
ワークフロー・開発ツール「ArielAirOne Framework」
Notes移行で特にハードルとなるのが、企業独自で構築された申請や承認のワークフローの移行です。「ArielAirOne Framework」はNotesで構築されたワークフローやデータベース（カスタムアプリ）のフォームやビューなど標準的な設計要素の代替え構築が可能です。
また、ArielAirOne FrameworkはGUIベースのローコード開発で、企業独自の複雑なワークフローもプログラミング知識不要で素早く構築化可能なため、継続的改善をスピーディーに行うアジャイル型開発に向いており、現場の要求を柔軟に取り入れたワークフロー構築も可能です。
Notes移行ツール「ArielAirOne Transfer for Notes」
Notes移行を効率的に実現するツール「ArielAirOne Transfer for Notes」は、Notes独自のLotusScriptコードをJavaScriptコードに書き直すことで、他社製品で移行困難なNotesアプリの移行も可能にします。
フォームやビューなどの自動変換機能を持っており、設計移行の工数を大幅に削減可能です。また、データ移行ツールも含まれており、リッチテキストデータ内の表や画像、添付ファイル、文書リンクまでも移行可能です。
2022年6月21日にHCL Technologies社より、v9/v10のサポ―トが2024年6月1日を以って終了となることが発表されました。
Notesユーザー企業はバージョンアップをするのか、それとも新たなシステムへ移行するのかという選択を迫られています。その中には、運用面での課題を抱えているケースも少なくありません。レガシーシステムが新規ビジネスの足かせになって発生する経済的損失「2025年の崖」が話題となる中、Notes移行を検討するラストチャンスとも言えます。
それに伴い、Notes資産をスムーズに移行し豊富な機能を搭載したグループウェア・ワークフローツールを利用したいお客様のニーズに応えるArielAirOneの脱Notes支援特別パックのご相談を多くいただいております。
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